材料設(shè)備的成本占工程投資額的比例最大，在總承包項目中，這部分成本已占到工程總投資額50%以上，而材料設(shè)備采購前期詢價工作既能為發(fā)包方控制投資成本和編制招標(biāo)控制價提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也能為承包方測算投標(biāo)報價和作出投標(biāo)決策奠定基礎(chǔ)，對提高采購質(zhì)量、效率、節(jié)省資金至關(guān)重要。本文介紹了材料設(shè)備采購前期詢價準(zhǔn)備、詢價實施和結(jié)果處理三方面工作，對項目采購前期市場詢價與管理具有借鑒意義。
一、引言
成本控制貫穿于企業(yè)項目執(zhí)行全過程，做好材料設(shè)備采購前期詢價與分析工作能使采購人員對采購標(biāo)的做到心中有數(shù)，為其作出采購決策提供依據(jù)，為企業(yè)節(jié)省采購成本，確保采購標(biāo)的物有所值；也為后續(xù)執(zhí)行合同過程中根據(jù)實際需要調(diào)整采購計劃提供便利，使采購工作游刃有余。此外，采購人員可以依托不斷積累的采購價格信息建立起數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息共享，進(jìn)一步提高企業(yè)后續(xù)采購工作的整體效率。
二、詢價準(zhǔn)備工作
（一）制定詢價工作計劃
一份完善的詢價工作計劃通常包括但不限于如下幾個方面。
1.明確人員安排
明確詢價小組成員和職責(zé)分工，確保所涉專業(yè)均有專人負(fù)責(zé)，提高工作效率，避免扯皮。
2.明確時間安排
詢價工作時間安排通常根據(jù)后續(xù)采購工作計劃結(jié)合擬建項目實際需要設(shè)置。對于特殊情況下的緊急采購，應(yīng)根據(jù)采購工作周期、供貨周期、安裝周期等關(guān)鍵時間節(jié)點倒推詢價工作時間節(jié)點，以滿足時效性要求。
3.明確協(xié)調(diào)機制
詢價往往涉及大量的內(nèi)部和外部溝通工作，應(yīng)根據(jù)時間情況設(shè)置總牽頭人及各專業(yè)負(fù)責(zé)人，實時跟蹤工作進(jìn)度，對詢價實施期間的澄清或問題進(jìn)行答復(fù)，對詢價結(jié)果進(jìn)行匯總處理。
4.明確資源保障
此處的資源不僅包括物質(zhì)資源，如需要借助外部數(shù)據(jù)庫或第三方平臺查詢相關(guān)信息，還包括人力資源，如為保證工作的時效性，有時需公司其他部門或外部資源的協(xié)助，這就需要制定可行的資源保障計劃，進(jìn)一步提高工作效率。
（二）編制詢價文件
詢價文件的質(zhì)量直接關(guān)系到詢價結(jié)果的準(zhǔn)確性和有效性。作為采購工作人員，不管是一些小的零部件或零星材料采購，還是一個大的工程項目批量采購，在編制采購前期詢價文件時都應(yīng)該給予足夠重視。下面根據(jù)以往工作經(jīng)驗，對詢價文件核心內(nèi)容進(jìn)行梳理。
1.準(zhǔn)確界定詢價范圍
這里所說的詢價范圍，除了最基本的材料設(shè)備的規(guī)格型號和數(shù)量，還應(yīng)根據(jù)工程實際需求進(jìn)行合理界定，并要求供應(yīng)商在其報價文件中進(jìn)行響應(yīng)，舉例如下：
（1）供應(yīng)商報價是工廠交貨價還是到場入庫價格；
（2）報價是否含稅及相應(yīng)的稅率；
（3）是否需要供應(yīng)商提供備品備件及數(shù)量要求；
（4）是否需要供應(yīng)商負(fù)責(zé)現(xiàn)場存儲、保管、安裝和調(diào)試等工作；
（5）是否需要深化設(shè)計及相關(guān)服務(wù)；
（6）采購需求范圍內(nèi)需要列明的其他工作。
在明確上述范圍的基礎(chǔ)上擬定詢價文件，確保采購內(nèi)容不重不漏。
2.明確建設(shè)地點和工期要求
詢價文件中列明的建設(shè)地點和計劃工期，直接影響供應(yīng)商的供貨成本及交貨期，進(jìn)而影響其報價，這兩點在詢價文件中必須明確。
3.明確報價有效期
市場價格瞬息萬變，尤其對價格波動較大的設(shè)備或采購詢價，應(yīng)要求供應(yīng)商在報價時注明有效期，超過有效期，就應(yīng)該重新組織詢價工作，才能確保詢價結(jié)果的有效性。
4.明確支付條款
支付條款是合同文件的核心條款，應(yīng)根據(jù)工程資金到位情況、后續(xù)實際采購進(jìn)度要求，在預(yù)防和控制采購風(fēng)險的基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置，如設(shè)置預(yù)付款、到貨款、調(diào)試驗收款等分期付款節(jié)點或者為控制采購風(fēng)險設(shè)置預(yù)付款保函、履約保函、質(zhì)保金保函等符合國家法律法規(guī)要求的保函等。通常供應(yīng)商也會把分期結(jié)算的利息、開立保函的費用等計入報價中，所以支付條款也應(yīng)在詢價文件中列明。
5.明確質(zhì)保期和售后服務(wù)要求
質(zhì)保期和售后服務(wù)是供應(yīng)商履約的潛在成本，與供應(yīng)商報價成正向關(guān)系。通常，質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)歸屬于供應(yīng)商責(zé)任的質(zhì)量問題，應(yīng)無條件更換或維修。采購人要求的質(zhì)保期越長，質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)設(shè)備質(zhì)量問題的概率會越高，供應(yīng)商需要投入的設(shè)備和人力成本就越高。此外，對某些信息化或軟件類設(shè)備采購，一般要求供應(yīng)商提供培訓(xùn)服務(wù)，這些成本也會影響供應(yīng)商的報價。
6.明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是采購人對材料設(shè)備品質(zhì)方面的具體要求，也是后期供應(yīng)商履約時對材料設(shè)備進(jìn)行驗收的依據(jù)，通常約定應(yīng)滿足國家及行業(yè)現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)。
7.明確聯(lián)絡(luò)方式
通常在詢價文件末尾列明詢價人的聯(lián)系方式，如電話、郵箱、傳真等，作為收發(fā)文件、處理澄清問題等事宜的渠道。
三、詢價實施
（一）確定詢價方式
現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，大幅度降低了我們獲取信息的成本，目前比較常用的詢價方式如下。
1.電話咨詢
對于采購頻次較高、規(guī)格型號單一且需求緊急的材料設(shè)備，比較適用電話咨詢方式。因為這種情況下，采購人員通常對采購標(biāo)的比較熟悉，很容易確定詢價范圍和擬詢價供應(yīng)商，用時短、成本低，但也存在缺乏文件記錄等問題。
2.網(wǎng)絡(luò)查詢
對于已形成價格信息規(guī)范化網(wǎng)站的行業(yè)，可以選擇網(wǎng)絡(luò)詢價方式，如造價員常用的一些詢價網(wǎng)站（廣材網(wǎng)、慧訊網(wǎng)、詢價無憂網(wǎng)、造價通、我的鋼鐵網(wǎng)）或者阿里巴巴、淘寶等，方便快捷，而且可以截取詢價過程記錄；但這種方式要求采購人員對材料設(shè)備的品牌檔次有一定的了解，才能針對性地鎖定詢價對象。這種方法也可以作為其他詢價方式的補充，即通過網(wǎng)上檢索進(jìn)一步驗證詢價結(jié)果的準(zhǔn)確性。
3.電子郵件詢價
電子郵件基于信息傳遞的準(zhǔn)確性、時效性、保密性、成本低等方面的諸多優(yōu)勢，在全球范圍內(nèi)被廣泛運用，也是采購人員應(yīng)用頻率最高的一種詢價方式，這種方式實施詢價的前提也是要確定好擬詢價對象。
4.實地考察
對只有少數(shù)供應(yīng)商能供應(yīng)的特殊材料設(shè)備，如行業(yè)壟斷或項目地點偏遠(yuǎn)導(dǎo)致可選供應(yīng)商較少，或者已事先鎖定重點詢價對象的情況下，可以通過實地考察方式進(jìn)行詢價。除能取得比較準(zhǔn)確的價格信息外，還能對供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、規(guī)模、人員、業(yè)績情況等進(jìn)行全面的了解，為后續(xù)選擇供應(yīng)商提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，有助于預(yù)防供應(yīng)商履約風(fēng)險，但這種方式應(yīng)用面窄且成本較高。
實際工作中應(yīng)結(jié)合各種方式的特點和采購需要靈活運用各種詢價方式，以提高詢價工作的效率。
（二）確定詢價對象
不管運用何種采購方式，都需要事先確定詢價對象，以下分兩種情況進(jìn)行討論。
一種情況是，某些企業(yè)已有完善的供應(yīng)鏈平臺，且擬采購材料設(shè)備為多次重復(fù)的采購項目，在滿足采購需求的前提下，采購人員通?？梢赃x擇與本企業(yè)長期合作且履約較好的供應(yīng)商作為詢價對象，或者選擇時效性和準(zhǔn)確性較高且比較成熟的行業(yè)平臺進(jìn)行詢價。
另一種情況是，企業(yè)未建立成熟的供應(yīng)鏈平臺或供應(yīng)商庫，或者采購人員不熟悉的全新的采購標(biāo)的，也沒有現(xiàn)成的行業(yè)平臺可供選擇，如何確定詢價對象往往具有一定的挑戰(zhàn)性。筆者根據(jù)實際工作經(jīng)驗總結(jié)如下：
第一步，需要了解擬采購標(biāo)的物的核心參數(shù)/要求及影響報價單的核心因素，這通常建立在咨詢技術(shù)人員、網(wǎng)絡(luò)查詢和技術(shù)交流的基礎(chǔ)上。
第二步，需要了解采購標(biāo)的所在行業(yè)的市場規(guī)模及供求情況、行業(yè)內(nèi)供應(yīng)商分布及現(xiàn)狀。一般通過網(wǎng)絡(luò)查詢和電話交流等渠道進(jìn)行宏觀的了解。對于網(wǎng)絡(luò)查詢方式，可重點關(guān)注擬采購標(biāo)的所在行業(yè)的專門性網(wǎng)站（如行業(yè)協(xié)會）或者檢索權(quán)威機構(gòu)出具的行業(yè)調(diào)研報告等。
第三步，需要了解重點供應(yīng)商情況，可通過供應(yīng)商公司網(wǎng)站、第三方軟件（國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、建設(shè)通、愛企查等）、實地考察等多種方式了解供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績、信用、品牌檔次等具體信息。
第四步，在完成上述三步的基礎(chǔ)上，結(jié)合實際采購需要確定詢價對象。
（三）實施詢價
1.初步詢價
本階段工作不只是機械的詢價，還應(yīng)收集與供應(yīng)商溝通中的有效信息，如其對技術(shù)要求的疑問、對交貨期和支付條款的訴求、對合同執(zhí)行實操層面的建議等，在此基礎(chǔ)上適當(dāng)調(diào)整后續(xù)采購文件內(nèi)容，提高其合理性和可行性。
2.二次詢價
二次詢價工作不是必須進(jìn)行的，如通過詢價結(jié)果匯總發(fā)現(xiàn)某些供應(yīng)商的報價偏離平均值的幅度較大，在時間允許的情況下，可進(jìn)行本項工作，就技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號、產(chǎn)品檔次等影響報價的核心要素與供應(yīng)商進(jìn)行澄清和復(fù)核，提高詢價結(jié)果的準(zhǔn)確性。
四、詢價結(jié)果處理
（一）匯總詢價結(jié)果
對所有詢價結(jié)果進(jìn)行匯總，并逐項核對各項內(nèi)容是否完全滿足詢價文件的要求，如材料設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報價范圍、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，如不滿足，需要進(jìn)行上一條所說的二次報價。這里需要說明的是，匯總表的設(shè)計應(yīng)滿足后續(xù)價格分析的需要，可根據(jù)需要生成條形圖或餅狀圖，為下一步分析工作打好基礎(chǔ)。
（二）對詢價結(jié)果進(jìn)行分析
詢價結(jié)果分析是整個詢價工作的核心環(huán)節(jié)之一，需對上一步匯總表的各項信息從不同維度進(jìn)行分析，常用方法如下。
1.對比分析法
運用對比分析法，可以進(jìn)行橫向?qū)Ρ群涂v向?qū)Ρ取?/p>
（1）橫向?qū)Ρ确?。適用于同時期詢價結(jié)果的對比。既可以對比各供應(yīng)商的報價偏離程度，也可以從工期、質(zhì)保期、對支付條款的響應(yīng)程度等方面進(jìn)行比較。
（2）縱向?qū)Ρ确?。適用于不同時期相同詢價范圍內(nèi)的詢價結(jié)果對比。如對近三年的詢價結(jié)果進(jìn)行對比，分析價格變動情況。與確定詢價對象階段檢索到的相關(guān)市場信息數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，進(jìn)一步驗證本次詢價結(jié)果的準(zhǔn)確性。
2.價格分解法
詢價結(jié)果分析工作應(yīng)該是循序漸進(jìn)的，對總報價偏離平均值較多的詢價結(jié)果，適用于價格分解法，確定是整體報價偏離較多，還是某類設(shè)備報價偏離較多，再進(jìn)一步尋找具體原因。
3.成本分析法
材料設(shè)備不同于服務(wù)，其成本一般可分解為采購成本、生產(chǎn)成本、人工成本、管理費等，通過對成本分解，可以初步估算供應(yīng)商的底價，進(jìn)而測算供應(yīng)商的利潤空間，為確定采購控制價提供基礎(chǔ)。
4.品牌價值分析法
品牌檔次也是影響供應(yīng)商報價的重要因素之一，品牌價值往往凝聚了供應(yīng)商產(chǎn)品品質(zhì)、供應(yīng)能力、市場地位、業(yè)績能力、信譽等多方面的優(yōu)勢。通過詢價準(zhǔn)備工作期間的初步調(diào)研，會發(fā)現(xiàn)各行業(yè)的供應(yīng)商可被劃分為幾個檔次，結(jié)合前面的詢價結(jié)果，可以為后續(xù)實際采購階段確定產(chǎn)品檔次或擬合作供應(yīng)商范圍提供依據(jù)。
（三）形成詢價工作結(jié)論
詢價分析工作的最終成果，即形成詢價結(jié)論，能直截了當(dāng)?shù)鼗卮鸨敬卧儍r范圍、材料設(shè)備品牌檔次、不同檔次的報價分布情況、供應(yīng)商利潤空間等決策者關(guān)心的問題，為后續(xù)采購工作劃定材料設(shè)備的品牌或檔次、優(yōu)化采購文件條款（支付條款、質(zhì)保期、售后服務(wù)要求等）、確定預(yù)算金額或控制價提供依據(jù)。
（四）編制詢價工作報告
在完成上述各階段工作的基礎(chǔ)上，需要編制一份完整的詢價工作報告，對從詢價工作計劃到形成結(jié)論的整個過程進(jìn)行客觀的陳述，為決策者提供一份滿意的答卷。
（五）構(gòu)建采購信息數(shù)據(jù)庫
從采購管理的角度看，詢價工作只是整個采購工作中的一小步，但其成果卻很珍貴。如果能將各類材料設(shè)備詢價所積累的信息集成到數(shù)據(jù)庫中，并隨著后續(xù)工作實施不斷進(jìn)行更新和迭代，可以為后續(xù)采購工作提供強有力的數(shù)據(jù)支撐，通過信息共享可以極大提高整個企業(yè)采購工作的效率。
五、結(jié)語
做好材料設(shè)備詢價采購工作的優(yōu)化管理是一項重要的工作，本文所述的各階段工作要點、工作方法、分析方法均是基于實際工作經(jīng)驗的總結(jié)和提煉，為采購前期詢價工作的開展提供思路和借鑒。作為采購人員，采購管理理念也須與時俱進(jìn)，不斷細(xì)化和完善日常詢價工作流程，為企業(yè)高效采購和構(gòu)建采購信息數(shù)據(jù)庫服務(wù)。
作者：趙倩 郝紅紅
作者單位：中水北方勘測設(shè)計研究有限責(zé)任公司
來源：《招標(biāo)采購管理》2024年第4期
